Sebelum menerapkan tanda tangan digital, perusahaan perlu menyiapkan aspek legal, keamanan, teknologi, serta alur kerja yang sesuai. Persiapan yang tepat membantu memastikan tanda tangan digital dapat digunakan secara aman, sah, dan efektif dalam proses bisnis.
Banyak perusahaan ingin memangkas waktu persetujuan dokumen tahun ini. Sayangnya, sebagian langsung membuka akun tanpa persiapan internal. Menerapkan tanda tangan digital menuntut kesiapan proses, bukan sekadar berlangganan layanan.
Akibatnya terasa pada minggu-minggu pertama pemakaian. Tim bingung menentukan siapa yang harus menandatangani lebih dulu. Pendaftaran akun tertahan karena berkas badan usaha belum lengkap. Adopsi melambat, lalu karyawan kembali mencetak dokumen seperti semula.
Persiapan yang runtut mencegah kekacauan tersebut. Perusahaan yang hendak buat tanda tangan digital sebaiknya menuntaskan enam hal berikut. Urutannya disusun dari yang paling menentukan.
Memetakan Dokumen dan Menentukan Alur Persetujuan
Langkah pertama adalah mendata dokumen yang rutin terbit setiap bulan. Pisahkan dokumen internal, dokumen pelanggan, dan dokumen eksternal seperti kontrak vendor. Tandai berkas mana yang wajib dibubuhi meterai elektronik. Pemetaan ini menentukan volume kebutuhan sekaligus jenis akun yang dipilih.
Menyesuaikan Metode Penandatanganan
Alur persetujuan tiap dokumen tidak pernah seragam. Dokumen tanpa keterlibatan pihak lain cukup ditandatangani secara tunggal. Persetujuan banyak pihak tanpa urutan tertentu memakai metode paralel. Approval berjenjang dari staf sampai direksi memakai metode hierarki.
Kesiapan Legalitas Sebelum Menerapkan Tanda Tangan Digital
Pendaftaran akun korporat menuntut berkas badan usaha yang lengkap. Perwakilan yang mendaftar harus tercantum dalam akta pendirian perusahaan. Verifikasinya dilakukan tim registration authority dalam waktu maksimal 1×24 jam.
Berkas yang Perlu Disiapkan
Empat dokumen berikut sebaiknya dikumpulkan sebelum proses dimulai:
● Akta pendirian badan usaha
● SK Kemenkumham
● NPWP dan nomor NIB
● Email sysadmin korporat yang masih aktif
Menyiapkan Identitas Karyawan dan Model Akses Sistem
Penerapan e signature di lingkungan korporat dimulai dari verifikasi identitas. Berkas yang diminta berupa foto KTP, nomor telepon aktif, dan email berdomain perusahaan. Pastikan alamat email sudah benar sejak awal pendaftaran. Email yang telah terdaftar tidak dapat diubah di kemudian hari.
Pilihan Akses yang Tersedia
Model akses menyesuaikan kontrol dokumen dan arsitektur sistem perusahaan:
● Portal web dan aplikasi mobile untuk kebutuhan harian
● API cloud untuk proses bisnis yang menuntut otomasi
● Penandatanganan on premise ketika dokumen wajib tetap di server sendiri
● OAuth2 untuk kontrol akses yang terpusat
Menata Tata Kelola Sertifikat Sepanjang Masa Berlaku
Sertifikat elektronik berlaku satu tahun dan dapat diperpanjang. Tandai jadwal perpanjangan jauh sebelum masa aktifnya berakhir. Proses re-key dilakukan sebelum kedaluwarsa, sedangkan pendaftaran ulang sesudahnya. Tunjuk pula pengganti sysadmin agar akun tetap terkelola saat pemegangnya cuti.
Prosedur yang Sering Terlupakan
Pencabutan sertifikat kerap baru dipikirkan ketika karyawan mengundurkan diri. Padahal alurnya memerlukan surat resmi yang ditandatangani secara elektronik. Menyusun prosedurnya sejak awal menutup celah keamanan di kemudian hari.
Enam Langkah Menerapkan Tanda Tangan Digital secara Bertahap
Ringkasnya, persiapan perusahaan berjalan dalam urutan berikut:
1. Petakan dokumen rutin beserta kebutuhan meterainya.
2. Tentukan alur persetujuan dan peran setiap pengguna.
3. Lengkapi berkas legalitas untuk pendaftaran akun korporat.
4. Siapkan identitas karyawan beserta email domain perusahaan.
5. Pilih model akses dan integrasi yang sesuai sistem internal.
6. Susun tata kelola sertifikat, dari perpanjangan hingga pencabutan.
Landasan hukumnya sendiri sudah lama tersedia. Undang-Undang ITE beserta perubahannya dan Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 mengakui tanda tangan elektronik tersertifikasi. Kesiapan internal yang justru menentukan seberapa cepat manfaatnya terasa.
ezSign menyediakan layanan e signature beserta sertifikat elektronik untuk kebutuhan personal dan korporat. Sistem keamanan informasinya mengacu pada standar ISO 27001 dengan autentikasi dua faktor. Perusahaan yang sedang menyusun rencana penerapan dapat berdiskusi melalui kanal resmi ezSign.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
1. Berapa lama proses aktivasi akun korporat berlangsung? Tim registration authority memproses aktivasi akun korporat dalam waktu maksimal 1×24 jam.
2. Apakah alamat email yang sudah terdaftar bisa diganti? Tidak, email yang telah terdaftar tidak dapat diubah sehingga perlu dipastikan sejak pendaftaran.
3. Apa yang terjadi bila sertifikat elektronik sudah kedaluwarsa? Sertifikat menjadi tidak valid dan pengguna perlu mendaftar ulang untuk mengaktifkannya kembali.
